Unidad 1: Introducción al sector eventos

Unidad 1: Introducción al sector eventos

1.1 ¿Qué entendemos por evento?

La definición de “evento” es: acontecimiento, hecho que sucede.

Los eventos son actividades programadas que se realizan de manera esporádica y que tienen repercusiones positivas en el lugar donde se organizan. Permiten materializar los proyectos de una Organización.

Un evento es un acto que reúne a un conjunto de personas con un motivo específico y particular.

Para su preparación, requieren unificar los conocimientos de varios sectores relacionados con las acciones a desarrollar, como son el marketing, la dirección y la logística, para lograr el objetivo propuesto y cubrir las necesidades del público al que va dirigido.

Son una importante herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos y sentimientos.

A través de los eventos se pueden crear nuevos sistemas de promoción y comercialización, introducir nuevos productos y servicios en el mercado, posibilitando el establecer contacto directo con los clientes potenciales.

La realización de un Evento depende, en un principio, de varios factores como son: su relevancia, la localización donde se desarrollará y la temática a la que pertenece.

 A diferencia de otras herramientas de comunicación y marketing, un evento nos abre una puerta para contactar, en tiempo real, a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a través de otras acciones: publicidad, marketing directo, correo electrónico, fuerza de venta, etc., y todas han resultado infructuosas.


1.2. Clasificación de los eventos.

Cada evento difiere en forma, número de asistentes, momento y desarrollo del mismo. No obstante, hay ciertas características comunes entre sí que pueden servir como criterio de clasificación.

Elegir uno u otro depende de la operatividad y productividad del servicio y no del propio evento en sí, por lo que podemos clasificarlos de diversas formas según el criterio al que atendamos:

1.2.1. Según la entidad organizadora del mismo.

a) Oficiales.

Son aquellos eventos que tienen como empresa organizadora un organismo oficial (Gobierno, Administraciones del Estado, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos…).Algunos de estos eventos, irán regidos por orden de Protocolo Oficial (por ejemplo, recepción oficial, visita de Jefes de Estado), como son los Desfiles, Homenajes y Conmemoraciones.

b) Empresariales.

Son aquellos que plantean las empresas como herramienta dentro de su estrategia de Marketing, ya sea para aumentar sus ventas, dar a conocer un nuevo producto al mercado o para mantener presencia en el mismo.  Tienen una trascendencia pública y en este caso es una empresa privada quien organiza o convoca el acto.

  • Congresos y convenciones.
  • Exposiciones
  • Conferencias y seminarios.
  • Ferias
  • Lanzamientos de producto.
  • Entregas de premios.
  • Show rooms (escaparates).
  • Desayunos de trabajo, almuerzos o cenas de gala.
  • Eventos de Automoción

c) Sociales.

Están orientados hacía el ámbito privado, familiar o de relaciones humanas, sin pretender otros intereses que los meramente afectivos, cordiales o que inducen al mejoramiento de los vínculos humanos: homenajes, nacimientos, casamientos, cumpleaños, aniversarios y reuniones

d) Otros.

Cualquier otro evento que difiera de los anteriores

1.2.2. Según la naturaleza del evento.
  1. Cultural.
  2. Deportivo.
  3. Corporativo.
  4. Educativo.
  5. Científico.
  6. Comercial.
  7. Tecnológico.
  8. Político.
  9. Religioso.
1.2.3. Según el grado de exclusividad.

No todos los eventos están abiertos a la participación del público en general. Hay eventos que están dirigidos a un público en concreto y su participación está limitada para que sólo tomen parte en él estas personas. Así, podemos clasificar los eventos atendiendo a quién puede participar en él y quién no:

a) Públicos.

Destinado al público en general. No hay restricciones en quiénes sean los participantes. Su objetivo es transmitir el conocimiento sobre algo a la sociedad. Pueden ser:

o Abiertos.

Cuando la participación en ellos es ilimitada a lo largo del evento, aunque puede haber limitaciones de aforo para que no haya un número excesivo de personas simultáneamente, bien por seguridad o bien porque no se les pueda prestar el mismo servicio a todos al mismo tiempo.

o Cerrados.

Cuando la participación al evento no está abierta a todo el público si no que está enfocada a un público concreto. Para poder participar en ellos se requiere de una acreditación, una invitación o la compra de una entrada.

b) Privados.

Es aquél que se organiza para un determinado colectivo y pretende transmitir algo muy concreto. Por ejemplo:

o Corporativos.

Organizados por empresas, organismos u organizaciones, con motivo de algún acontecimiento, presentación o celebración de manera específica.

o Familiares.

Organizados en un ámbito familiar.

1.2.4. Según su magnitud y repercusión.

a) Local.

Acontecimiento público, notorio y comunicacional que ocurre en una determinada población, municipio o ciudad.

b) Regional.

Dirigido a una zona territorial más extensa, delimitada dentro de un mismo país y con características comunes (geográficas, culturales, económicas, etc.).

c) Provincial.

Semejante al regional, es una división de tipo administrativo.

d) Nacional.

Los asistentes provienen de diferentes provincias de un mismo país.

e) Internacional.

Se convoca a los asistentes que provienen de varios países.

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Delly Anderson

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